Print

Kontroll

I samsvar med Forskrifta § 37 skal Fordelingsutvalet sørgja for naudsynt kontroll med organisasjonane som mottek tilskot.

Fordelingsutvalet trekkjer såleis, og i samsvar med instruks for Fordelingsutvalet, ut minst 15 organisasjonar kvart år for kontroll av berekningsgrunnlaget for høvesvis nasjonal og internasjonal grunnstøtte.

Føremålet med kontrollarbeidet er å undersøkje om organisasjonane tilfredsstiller grunnvilkåra for tilskot, og at dei oppgjevne grunnlagstala er rette. Kontrollarbeidet skal også sikre at organisasjonane får sin rettmessige del av ramma som er til fordeling kvart år.


1. Metode:
I. Ein organisasjon som er teken ut i kontroll får tilsendt eit brev der det står at dei er valde ut og kort om framgangsmåten for kontrollen. Organisasjonen vert også beden om å sende inn ei oversikt over talet på teljande lokallag fordelt på fylker, samt ei liste med namn på kvart av dei teljande lokallaga.

II. Etter at det er avtalt tidspunkt for kontrollen får organisasjonen tilsendt eit brev med stadfesting av møtetidspunkt og oversikt over kva slag dokumentasjon som skal gjerast tilgjengeleg for utvalet (sjå punktet om dokumentasjon).

Organisasjonar som berre er valde ut til kontroll av internasjonal grunnstønad, og har vore gjennom rettleiingsmøte med utvalet tidlegare, får høve til å berre sende inn den naudsynte dokumentasjonen, og ikkje ta imot vitjing av utvalet.

III. Representantar for Fordelingsutvalet sitt sekretariat kjem på besøk til organisasjonen sitt sentralledd. Utvalet tilbyd ein samtale med leiinga for organisasjonen, der ein får høve til rettleiing vedrørande regelverket og organisasjonen sin søknad og rutinar. Deretter vert kontrollen av grunnlagsmaterialet for søknaden gjennomførd.

IV. Om organisasjonen har manglar i grunnlagsmaterialet får han ein rimelig frist til å sende inn ytterlegare dokumentasjon.

V. Utvalet handsamar deretter organisasjonen si sak. Om utvalet finn grunn til det vil det verte føreteke ein utvida kontroll av grunnlagsmaterialet. Organisasjonen vil då verta beden om å syna fram eller sende inn ytterligare dokumentasjon.

VI. Utvalet fattar sitt vedtak i saka.

VII. Organisasjonen mottek eit brev med utvalet sitt vedtak, medrekna krav om eventuell attendeføring av urettkomen utbetalt tilskot (sjå forskrifta § 38 om sanksjoner ved brot på forskrifta). Organisasjonen får ein klagefrist på tre veker frå organisasjonen har motteke brevet, etter Forvaltningslova kap. VI, §28.

IX. Klageinstans er Barne- og likestillingsdepartementet, men klagen skal sendast Fordelingsutvalet for innleiande handsaming, jf. Forvaltningslova §32. Klager som ikkje får medhald, vert såleis sende vidare til departementet.

2. Kva slag dokumentasjon som kontrollerast

I samband med handsaminga av søknad om grunnstønad, vert kontrollen retta mot materialet som er sent inn ved søknad, inkludert revisorattestasjonar. Om dokumentasjonen gjev eit uklårt bilete, hentar ein inn ytterlegare materiale.

Ved kontroll på staden skal følgjande dokumentasjon være tilgjengeleg for utvalet:

- Nasjonal grunnstønad -

Dokumentasjon på medlemstal:
Utvalet vil sjå på organisasjonen sitt medlemstal, jf. forskrifta § 27. Ein bed difor om at utvalet vert førelagt det same materialet som revisor har hatt for sin gjennomgang, medrekna sentralt medlemsregister, og dokumentasjon for kontingentinnbetalingar (innbetalingsgiroar eller medlemslister). Om utvalet finn grunn til det, vil kontrollen kunne utvidast til å kontrollera autentisiteten av dokumentasjonen som er lagd fram.

Dokumentasjon på lag og utbreiing:
Årsrapport skal gjerast tilgjengeleg for alle lag, samt vedtekter for alle lag om dei vert oppbevarde sentralt, jf. forskrifta § 28. Om utvalet finn grunn til det, vil kontrollen kunne utvidast til å kontrollere autentisiteten av dokumentasjonen som er lagd fram.

Det vert teke stikkprøvekontroll av minst eitt lag i kvart av dei fylka organisasjonen, i søknaden, har oppgidd å ha teljande lokallag i.

Dokumentasjon av sentrale kurs:
Følgjande dokumentasjon skal vere tilgjengeleg for alle kurs som er tekne med i søknaden:
a) kursinnbyding,
b) spesifisert program slik det blei gjennomført, med kursinnhald og tidspunkt for programpostane,
c) deltakarlister med namn, adresse, fødselsår, tilknyting til lokallag og eventuelt tilknyting til organisasjon på alle deltakarane. Deltakarlistene for kvart kurs skal daterast og signerast av kursleiar. Av deltakarlistene skal det gå fram at deltakarane har vore tilstades minst 75 % av tida,
d) kort utgreiing av korleis sentralleddet er fagleg og økonomisk ansvarleg for kurset.

Dokumentasjon av styremedlemmar:
Som dokumentasjon av sentralstyret si samansetjing krevj ein oversikt over namn, kjønn, fødselsår og når ein person vart vald inn som medlem av sentralstyret som satt per 31. desember i grunnlagsåret.

- Internasjonal grunnstønad -

Dokumentasjon på alle internasjonale møte, seminar, konferansar og delegasjonsreiser som gjev poeng for grunnstønad til internasjonalt arbeid (jf. forskrifta § 29):
a) Program e.l.
b) Namn og adresse på deltakarane frå organisasjonen
c) Dokumentasjon for at dei har delteke

Som dokumentasjon for deltaking, jf. punkt c), ynskjer utvalet fyrst og fremst attestert stadfesting frå internasjonal arrangør etter at aktiviteten har funne stad. Dernest kan etterfølgjande deltakarlister, møtereferat og liknande nyttast. Ved studiereiser held det at stadfestinga er frå ein tredjepart (altså ikkje organisasjonen eller deltakaren sjølv). I enkelte høve kan også billettstammer og kvittering for utlegg for opphald nyttast.

Utvalget legg ei vurdering av alle dokumenta til grunn for å fatte ei avgjersle om ein organisasjon har dokumentert deltaking. Dersom den vedlagte dokumentasjonen gjer det sannsynleg at ein deltakar har tatt del på aktiviteten, vert deltakaren godkjent. Om det ligg føre for eksempel bildar, referat eller omfattande etterfølgjande rapportar som tydeleg seier at deltakaren har deltatt på aktiviteten, kan dette vere nok på tross av at det ikkje er dokumentasjon i samsvar med det som vert nemnd over.

Det er ynskjelig at minst ein av deltakarane stadfestar at dei har delteke. Dette kan gjerast separat eller ved underskift av dokumentasjonen under a) eller b).

Dersom utvalet finn grunn til det, vil kontrollen kunne utvidast til å kontrollere autentisiteten av dokumentasjonen som er lagd fram.